Vào năm ngoái, các doanh nghiệp Hoa Kỳ đã chi khoảng 90 tỷ đô la cho các nỗ lực học tập và phát triển với tổng tiền còn cao hơn cả tổng sản phẩm quốc nội của 130 quốc gia. Trong năm 2018, một công nhân Mỹ trung bình được đào tạo với chi phí gần 1000$/người. Nghe có vẻ không nhiều nhưng nếu đưa những số liệu trên vào khía cạnh sau: với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên hơn 50 nghìn người thì khoản chi phí này là 50 triệu đô la một năm.

Đây là một con số tổng đáng kinh ngạc, đặc biệt khi bạn cho rằng phần lớn số tiền và thời gian là lãng phí. Các chương trình đào tạo và phát triển không nhất thiết là vấn đề. Vấn đề ở đây là không có thước đo về những gì học được hay những hành vi thay đổi nào cho các khoản đầu tư lớn như vậy. Một cuộc khảo sát với khoảng 1500 nhà điều hành của nhiều ngành công nghiệp, khu vực và những công ty có quy mô khác nhau chỉ ra rằng, 1/5 các tổ chức không đo lường về tác động của việc đào tạo nhân viên. Trong số đó, chỉ có 13% lợi nhuận có thể đo lường. Không có gì ngạc nhiên khi 2/3 nhân viên nghĩ rằng chương trình đào tạo không hiệu quả trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Điều mà hầu hết các doanh nghiệp thiếu sót đó là Học Tập Tại Nơi Làm Việc không phải về việc bạn đã đầu tư bao nhiêu thời gian mà là về việc cung cấp thông tin, kiến thức cho đối tượng phù hợp vào một thời điểm phù hợp.

Nói một cách đơn giản: Đào tạo tốt nhất khi đào tạo ít nhưng đúng.

Dưới đây là một số hints để bắt đầu:

1. Chia nhỏ mục tiêu (Keep it small)

Hãy thử chia nhỏ các mục tiêu lớn thành những cột mốc nhỏ để xây dựng các kỹ năng mà bạn cần để đạt những mục tiêu đó dễ dàng hơn. K. Anders Ericsson, một nhà tâm lý học đã bỏ nhiều thập kỷ nghiên cứu về cách thâu nạp kỹ năng ở mức độ chuyên gia (expert- level). Ông nhận thấy những chuyên gia không những phân chia các hoạt động của họ thành những hành động mà còn lặp lại chúng và xem những gì đã xảy ra mỗi lần. Dựa trên sự quan sát đó, họ làm những điều chỉnh rất nhỏ (gần như là không thể nhận ra) để phát triển chúng tốt hơn.

Trong đào tạo, chia những bài giảng ra nhiều phần nhỏ và khuyến khích nhân viên thực hành chúng nhiều lần trong công việc thực.

Ví dụ, nếu người lãnh đạo muốn giao tiếp với đội ngũ của họ tốt hơn, bắt đầu bằng cách đưa ra ba câu hỏi đơn giản trong cuộc họp 1-1:

– Những gì đang diễn ra tốt?

– Những thách thức nào bạn đang phải đối mặt?

– Làm thế nào tôi có thể giúp đỡ bạn?

Chất lượng cuộc trò chuyện của họ chắc chắn sẽ được cải thiện và sự củng cố này sẽ tạo động lực cho họ kiểm tra những thành viên trong nhóm thường xuyên hơn – chỉ cần một bước nhỏ sẽ hướng tới sự thay đổi lớn.

2. Biến phản hồi thành thói quen (Make feedback a habit)

Hầu hết mọi người đều muốn phát triển tốt hơn. Tại Google, chúng tôi cung cấp cho các nhà quản lý của mình một báo cáo -nửa năm 1 lần- “semiannual” làm nổi bật những điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện của họ. Ngay cả khi họ không tham gia một khóa đào tạo nào, chúng tôi nhận thấy rằng đến kỳ đánh giá tiếp theo, nhiều nhà quản lý đã cải thiện trong nhiều lĩnh vực mà trước đây họ đã gặp nhiều khó khăn.

Bạn có thể áp dụng cách thực hành này vào doanh nghiệp của riêng bạn bằng cách tạo ra một môi trường – nơi mà cả những nhân viên và nhà quản lý cảm thấy an toàn khi họ đưa ra những phản hồi thường xuyên – cả về mặt tích cực và về mặt mang tính xây dựng. Mời mọi người đặt câu hỏi cho các vấn đề doanh nghiệp, khuyến khích tranh luận mở trong cuộc họp nhóm (“Điều gì chúng ta cần để có thể làm tốt hơn? Bạn nghĩ như thế nào về dự án này?”) Cho mọi người biết rằng họ luôn được khuyến khích đề xuất giải pháp khi họ nhận ra vấn đề.

3. Cung cấp những nhắc nhở thường xuyên (Provide regular reminders)

Con người chỉ có đủ năng lực nhận thức cho các vấn đề tại một thời điểm nhất định và trong môi trường làm việc nhanh chóng như hiện nay, nơi đội ngũ của bạn luôn có rất nhiều công việc hàng ngày, việc theo dõi các mục tiêu học tập dài hạn có thể là một thử thách lớn. Một điều đơn giản như một email nhắc nhở hoặc đến kiểm tra mỗi người có thể giúp họ theo dõi tiến độ học tập.

Các nhà quản lý có thể làm cho việc nhắc nhở trở thành một thói quen bằng cách: đặt mục tiêu học tập với các nhân viên trực tiếp của họ và sau đó gặp mặt họ thường xuyên để kiểm tra tiến độ. Điều này cũng sẽ cho phép họ đưa ra phản hồi phù hợp và giúp cho các thành viên trong nhóm vượt qua thử thách mà họ phải đối mặt trong quá trình học tập và ứng dụng vào công việc.

4. Chỉ đầu tư vào những việc làm mang lại hiệu quả (Only invest in what works)

Những tổ chức thường xuyên đo lường mức độ hiệu quả trong các chương trình đào tạo của họ có xu hướng sở hữu nhiều chương trình đào tạo hiệu quả. Nếu công ty bạn xác định đầu tư dài hạn vào học tập và phát triển, hãy chắc chắn rằng bạn xác định được mức độ đo lường thành công của hoạt động đào tạo & phát triển. Thường xuyên kiểm tra xem các thông số tác động như hiệu suất công việc, mức độ giữ chân nhân viên và sự hài lòng về công việc. Nếu chương trình không đem lại hiệu quả gì, hãy mạnh tay loại bỏ chúng.

Thay vào đó, chuyển đổi tập trung đầu tư vào những công nghệ mới hoặc những chiến lược có cơ sở đem lại thành công. Nhưng cũng đừng e sợ việc phá đỗ mọi thứ nếu như chúng không thực hiện được. Hãy tiếp tục cho đến khi bạn tìm ra được các công cụ và quy trình mà bạn có thể chứng minh với mọi người đó là phương pháp tốt nhất.

Theo Laszlo Bock – HBR